辞令のテンプレート・書式｜Word・Excelで作る雛形と項目の並べ方

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辞令のテンプレートは「3つの層」で考えると迷わない

『ネットで見つけた雛形が、うちの会社に合わない』ということ、よくありますよね。

実は、会社員の辞令は法律で定義された書類ではありません。労働基準法や労働契約法の本文には「辞令」という言葉が出てこないんです。項目の並べ方は、就業規則や社内の前例で決まります。

そこで、テンプレートを作る前に、項目を次の3つの層に分けておきましょう。

欠かせない項目：国の様式が参考になる

欠かせない項目を決める時に参考になるのが、国家公務員の「人事異動通知書」です。人事院の通知で、欄は「氏名」「現官職」「異動内容」「年月日と任命権者」と決まっています。

会社の辞令に置き換えると、「氏名」「今の所属」「発令内容」「発令日と発令者」になります。この4つがあれば、誰に・何を・いつから・誰が命じたかが1枚で分かるんです。

会社ごとに足す項目

社員が多い会社では、社員番号を足しておくと、同じ名前の人がいても取り違えを防げます。人事院の通知でも、降任や休職などの場合の様式には「文書番号」の欄があります。

休職や出向のように期間がある辞令は、「期間は令和○年○月○日までとする」の1行を足しておきましょう。

書かない方がいい項目

辞令は本人の手元に残り、掲示に使われることもある書類です。評価の細かい中身や、家庭の事情は書き込まない方が安心です。

例えば、こんな書き方は避けておきましょう。

理由や経緯は、辞令ではなく面談や別の書面で伝える方が、受け取る人も周りの人も落ち着いて受け止められます。辞令の1行は、命じる中身だけにしておくのがいちばんです。

そのまま写せる辞令書テンプレート（基本の枠）

ここからは、WordやExcelにそのまま写して使える辞令書テンプレートです。当サイトはファイルの配布をしていないので、下の雛形を写して自社の書式にしてみてください。

基本の雛形

表題の「辞令」は、用紙の上の中央に大きめに置きます。氏名は左寄り、発令者は右寄りにすると、ひと目で読みやすくなりますよ。

日付は、渡す日ではなく効力が始まる「発令日」を書きます。人事院の通知でも、日付欄には「異動を発令した年月日又は異動が発生した年月日」を書くとしています。

項目ごとの書き方や「命ずる」「解く」の使い分けは、辞令の書き方でくわしく紹介しています。

種類別の辞令テンプレート：異動・昇格・給与・休職・退職

『異動はいいけど、給与や休職の辞令はどう書くの？』と迷いますよね。よく使う5つの種類と、入社の辞令の文例をまとめました。

異動の辞令テンプレート

人事異動の辞令は、いちばん枚数が多くなる種類です。部署だけが変わる時は「総務部勤務を命ずる」、勤務地も変わる時は「大阪支店勤務を命ずる」のように書きます。

昇格・役職の辞令テンプレート

役職に就ける時は、今の役職を外す行と、新しい役職に就ける行を上下に並べます。

「営業一課長を解く」
「営業部長を命ずる」

こう並べると、何から何に変わったのかが上から読んで分かります。

給与辞令テンプレート

給与辞令のテンプレートは、金額と適用する月を書く形が基本です。

『給与の辞令って、出さないといけないの？』と気になる方もいるはずです。

結論から言うと、昇給や給与改定のたびに辞令を出す法律上の義務は確認できませんでした。労働基準法の第89条では、昇給に関する事項を就業規則に書くことが求められています。

給与辞令を出すかどうか、どんな形で知らせるかは、会社ごとの決まりになります。給与辞令の時期や確かめ方は、給与辞令とは？で紹介しています。

休職辞令テンプレート

休職の辞令は、期間を1行足すのがポイントです。札幌市の規程の文例は「（根拠の条項）により休職を命ずる　休職期間は　年　月　日までとする」となっています。

会社の場合は、就業規則の休職の条文を根拠にして書く形が分かりやすくなります。

「就業規則第○条により休職を命ずる」
「休職の期間は令和○年○月○日までとする」

厚生労働省のモデル就業規則の解説では、休職の定義や期間、復職について、労働基準法に定めはないとしています。休職の期間や復職の扱いは、自社の就業規則の条文と合わせておきましょう。休職の辞令そのものは、休職・復職の辞令とは？をどうぞ。

退職の辞令テンプレート

退職の辞令は「願により退職を承認する」と書き、退職日を発令日にする形がよく使われます。国の人事異動通知書の文例は「辞職を承認する」です。

出向・兼務の辞令テンプレート

出向や兼務の辞令も、基本の枠のまま発令内容の行を差し替えるだけで作れます。

出向の辞令を作る時は、就業規則や出向の規程と中身がそろっているかを見ておきましょう。厚生労働省のモデル就業規則の解説でも、出向が想定される場合は出向に関する規定を設けておく必要があるとしています。

入社辞令テンプレート

入社辞令のテンプレートは、採用の行と配属の行を2行に分けておくと便利です。

「社員に採用する」
「営業部勤務を命ずる」

なお、入社の時に法律で書面の交付が求められているのは、労働条件の明示の方です。労働基準法の第15条で、賃金や労働時間などの労働条件を明示することになっています。入社の辞令は、その書面とは別の書類として考えておきましょう。

WordとExcelで辞令のテンプレートを作る手順

『無料のテンプレートを探すより、自分で作った方が早いのでは』と思う方もいますよね。実は、基本の枠なら数分で作れます。

Wordで1枚の辞令を作る

辞令の枠の飾りは、細い二重線などのシンプルなものにしておくと、どの種類の辞令にも合います。枠を付けない会社もあるので、社内の前例を見て決めましょう。

Excelの一覧から辞令をまとめて作る

人事異動の時期は、何十枚もの辞令を一度に作りますよね。そんな時は、Excelに一覧を作り、Wordの差し込み印刷で1人1枚ずつ出す方法が便利です。

給与辞令をエクセル（Excel）で管理している会社なら、同じ一覧に金額と適用月の列を足すだけで、給与の辞令もまとめて作れます。

テンプレートを社内で引き継ぐコツ

辞令づくりは、年に何回かしか回ってこない仕事ですよね。次の担当者が困らないように、作ったテンプレートは置き場所と使い方を残しておきましょう。

「前の担当の人、辞令のファイルどこに置いてたんだろう」
「共有フォルダの人事の中に、種類別にまとめてありますよ」

こんな会話が通じる状態にしておくと、異動の時期の負担がぐっと軽くなります。

無料テンプレートを使う時の注意

インターネットには、辞令の無料テンプレートや、枠の付いた無料の書式もたくさんあります。使う時は、項目が3つの層のどこに当たるかを見て、自社に合わせて足し引きしておきましょう。

配布元によっては、会社で使う時の条件が書かれていることもあります。利用の条件は、ダウンロードの前に確かめておくと安心です。

社内掲示用の辞令テンプレート

辞令を社内掲示で知らせる会社も多いですよね。掲示用は、一人ひとりの辞令を並べるのではなく、一覧表の形にするのが一般的です。

掲示には、給与や休職のように本人の事情に関わる辞令は載せない会社もあります。どこまで載せるかは、社内の決まりにそろえておきましょう。

掲示板・社内ポータル・全社メールの文例と、載せる範囲の決め方は、辞令の社内掲示・社内通知でまとめています。

辞令のテンプレートでよくある疑問に答えます

辞令のテンプレートについて、ネットのQ&Aで閲覧の多い疑問を2つ取り上げます。質問は要約して紹介しますね。

疑問1：辞令や人事の通知書類のいい雛形はない？

「会社の辞令をはじめ、人事関係の通知書類の雛形でいいものがあれば教えてほしい」という質問です。

結論から言うと、辞令は会社ごとに作る書類なので、どこかの雛形がそのまま合うとは限りません。この記事の3つの層で項目を決め、基本の枠を1枚作るのが早道です。

人事関係の書類をまとめて整えたい時は、辞令・掲示用の一覧・通知メールの3つをセットで作っておくと、異動の時期に慌てずに済みます。

疑問2：手元のソフトで辞令用紙を作りたい

「パソコンに入っている文書作成ソフトで、辞令用紙を作りたい。どうすればいいか」という質問もあります。

「枠の付いた、それっぽい辞令用紙にしたいんです」
「それなら、ページの罫線で外枠を付けて、表題を中央に大きく置けば十分ですよ」

こんなふうに、特別な機能は要りません。Wordの手順で紹介した5つの手順で、見た目の整った辞令用紙になります。市販の辞令用紙に印刷する時は、印刷の位置を1枚試してから本番にしてみてください。

辞令の用紙のサイズや紙の選び方は、辞令書とは？で紹介しています。

異動の時期の段取りを表にしておく

テンプレートがあっても、段取りが決まっていないと最後に慌てますよね。異動の時期の流れを、時間の順に並べておきましょう。

内示から発令までの日数に、法律の決まりはありません。社内でいつもどれくらい前に内示を出しているかを見て、逆算して段取りを組んでみてください。

辞令づくりを任されるのは、人事や総務の仕事を深めていくきっかけにもなります。これからのキャリアを考えるきっかけに、今の仕事と並べて外の選択肢も見ておくと、自分に合う働き方が見えやすくなりますよ。

辞令という言葉の意味や種類を一から知りたい方は、辞令とは？もあわせてどうぞ。

よくある質問

まとめ

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