辞令書とは？辞令用紙のサイズ・紙と、人事異動通知書との違い

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辞令書とは？人事の中身を本人に渡す書類

辞書の説明も見ておきましょう。デジタル大辞泉では、辞令を「官職・役職などの任免の際、その旨を書いて本人に渡す文書」と説明しています。辞令書は、まさにこの「本人に渡す文書」のことなんです。

ただ、会社員の辞令書は、法律で定義された書類ではありません。労働基準法や労働契約法の本文には「辞令」という言葉が出てこないんです。

「辞令書って、もらわないと異動できないものなんですか？」
「会社によります。紙を渡す会社もあれば、メールや掲示で知らせる会社もありますよ」

会社員の配転や昇進について、辞令という書面を出す法律上の義務は確認できませんでした。だからこそ、会社ごとに形や渡し方がさまざまなんです。

会社・国家公務員・地方公務員で違う3つの辞令書

『会社の辞令書と、公務員の辞令書って同じもの？』と気になる方も多いはずです。3つを並べるとこうなります。

国家公務員：人事異動通知書

国家公務員の場合、辞令書にあたるのが「人事異動通知書」です。人事院規則8-12の第53条で、職員を採用・昇任・転任・配置換した場合などには、通知書を交付しなければならないとしています。

一方で、第55条では、課の中での配置換などは「通知書に代わる文書の交付その他適当な方法」で代えられるとしています。いつも紙で渡すとは限らないんですね。

逆に、第54条では、降任・休職・免職の3つは「通知書を交付して行わなければならない」と書き分けています。本人にとって影響の大きい処分ほど、書面で渡すことが重く見られているわけです。

地方公務員：自治体ごとの辞令書

地方公務員の辞令書は、自治体ごとの規則や規程で決まっています。例えば札幌市の規程は「職員の発令は、辞令書の交付により行うものとする」としています。

同じ規程で、内示を行った場合や昇格・昇給の発令などは、辞令書の交付を省略できるとしています。福岡市の規程にも、身分に重大な変更を及ぼさないものは、連記した書面などで辞令書に代えることがある、という定めがあります。

公務員の辞令の全体像は、公務員の辞令とは？でくわしく紹介しています。

辞令用紙のサイズ・紙はどう選ぶ？

辞令を作る側に回ると、用紙の選び方で迷いますよね。

人事院の通知では、人事異動通知書の様式はA4と決まっています。会社の辞令用紙はどのサイズでもかまいませんが、ファイルにとじる書類の多くがA4なら、それに合わせると扱いやすくなります。

辞令書に印鑑は要る？

『辞令書に会社の印鑑が押していないけど、大丈夫？』と不安になる方もいますよね。

会社の辞令に押印を求める法律の定めは、確認できませんでした。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」（令和2年6月19日）でも、契約の効力は押印のあるなしで変わらないと説明しています。

押印するかどうかは、会社の決まりで決まります。印鑑や文例の書き方は、辞令の書き方で紹介しています。

辞令用紙に入れる項目や雛形は、辞令のテンプレート・書式でまとめています。

入社・異動・転勤・出向・退職で辞令書はどう変わる？

辞令書にはいろいろな場面がありますよね。場面ごとの中身を並べるとこうなります。

入社・採用の辞令書

新入社員の辞令書は、入社式などで渡されることが多い書類です。ただ、入社の時に労働基準法の第15条で明示が求められているのは、賃金や労働時間などの労働条件の方です。

入社の辞令書と労働条件通知書は、別の書類として受け取っておきましょう。

異動・転勤・出向の辞令書

異動や転勤の辞令書では、新しい勤務先と発令日を見ておきます。出向の辞令書なら、出向先と期間、戻る時の扱いが就業規則とそろっているかを確かめておくと安心です。

辞令書を受け取ったら見ておきたいこと

どの場面の辞令書でも、受け取ったら次の点を見ておくと安心です。

気になるところがあれば、受け取ったその日のうちに人事の担当に伝えておきましょう。

退職辞令書とは

退職辞令書とは、退職の時に、退職を認めたことや退職したことを書いて渡す書類です。国家公務員の人事異動通知書では「辞職を承認する」「退職した」と書きます。

会社では、退職の時に辞令書を出すかどうかは会社が決めます。労働基準法の第22条で求められているのは、本人が請求した時に交付する退職証明書の方です。

辞令書でよくある疑問に答えます

辞令書について、ネットのQ&Aで閲覧の多い疑問を2つ取り上げます。質問は要約して紹介しますね。

疑問1：辞令書をもらったら、異動を周りに話していい？

「異動の辞令書をもらったけれど、内示の段階では口外しないよう言われていた。もう話してもいいのか」という質問です。

結論から言うと、会社の指示がいちばんの目安になります。辞令書を受け取っても、発令日までは公表しないよう言われているなら、それに従っておきましょう。

社内に正式に知らされるのは、掲示や全社メールが出たタイミングという会社もあります。迷った時は、上司に聞いてみてください。

「辞令書はもらったんですが、取引先にはいつから伝えていいですか？」
「社内の掲示が出てからにしてください。取引先へのあいさつは、その後で一緒に回りましょう」

こんなふうに、社内と社外で話していい時期が違うこともあります。聞いておけば、引き継ぎの段取りも組みやすくなりますよ。

疑問2：自衛隊を退職する時、辞令書のほかに離職票はもらえる？

「自衛隊を退職する。辞令書はもらえるらしいが、離職票ももらえるのか」という質問もあります。

辞令書と離職票は、出すところが違う書類です。雇用保険法施行規則では、離職票は公共職業安定所長（ハローワーク）が交付し、会社などの事業主はその手続きの書類を届け出る側だとしています。

自衛隊の退職辞令書と一緒に何の書類が出るかは、所属先の人事の担当に確かめてみてください。退職の時にどんな書類が出るかは、退職辞令とは？でも紹介しています。

辞令書を受け取ると、これからの働き方を考え直すきっかけになることもありますよね。今の会社で続ける道と並べて、外の選択肢も確かめておくと、落ち着いて判断しやすくなります。

受け取った辞令書をいつまで取っておくかは、辞令書は捨てていい？で紹介しています。

よくある質問

まとめ

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